Huippusihteeri

Sihteeri tapaa usein työpäivän aikana monia erilaisia ihmisiä niin face to face – tilanteissa kuin puhelimessa. Vuorovaikutus on oma taitolajinsa, jota voi harjoitella aivan samalla tavalla kuin mitä muutakin taitoa tahansa. Jotta pystyisi vuorovaikuttamaan parhaalla mahdollisella tavalla, on tunnistettava oma vuorovaikutustyyli.  Se liittyy kiinteästi omaan käyttäytymisprofiiliin.  On hyvä miettiä olenko enemmän ihmisläheinen ihminen, joka tuon tunteeni esille, vai enemmänkin asiakeskeinen persoona.  Samoin tulee tunnistaa toisen osapuolen vuorovaikutustyyli. Vuorovaikutustilanteessa on siksi hyvä astua pois omalta vuorovaikutuksen mukavuusalueelta.

Usein ihmettelemme, että miksi emme saa viestiämme perille. Mielestäni suurin syy on se, että emme tunnista toisen vuorovaikutustyyliä. Jos toinen henkilö on enemmänkin asiatyylinen persona, häntä on turha lähestyä small talkin välityksellä. Hän tahtoo, että menemme suoraan asiaan. Vastaavasti, jos toinen henkilö on ihmisläheinen persoona, häntä on hyvä lähestyä small talkin avulla.

Usein emme tuo vuorovaikutustilanteessa selkeästi tunteitamme esille verbaalisesti. Silloin toiselle osapuolelle jää epäselväksi, mitä me tunsimme. Hän ehkä yrittää tulkita tunteitamme kehonkielen kautta, mutta tulkinta saattaa viedä herkästi harhapoluille. Samoin tarpeiden esilletuominen on vuorovaikutuksessa tärkeä seikka. Otan esimerkin.  Kuvittele, että olet ryhmäsi vetäjä. Teillä on ollut palaveri, jossa on käsitelty luottamuksellisia asioita. Palaat neuvotteluhuoneeseen jostakin syystä. Huomaat, että eräs ryhmäsi jäsen on jättänyt luottamukselliset paperit pöydälle. Otat paperit ja menet hänen luoksensa. Ojennat paperit hänelle ja sanot: ”Olen todella vihainen, että jätit paperit neuvotteluhuoneen pöydälle. Olemme sopineet, että keskeneräisiä asioita sisältäviä papereita ei jätetä toisten nähtäväksi.”  Viestisi menee taatusti perille, sillä toithan selkeästi esille tunteesi ja tarpeesi.

Syyskuussa tulen vetämään 2 puolen päivän mittaista valmennustilaisuutta. Huippusihteeri-valmennus on ensisijaisesti suunnattu niille sihteereille/assistenteille, jotka toimivat lähellä johtoa, ehkä ”pomon oikeana kätenä”. Valmennuksen tavoitteena on antaa osallistujille käytännön työkaluja niin fyysiselle kuin psyykkiselle puolelle.

355f6f3

Artikkelin kirjoittaja on kouvolalainen työyhteisövalmentaja Heimo Keskitalo, KTM.

Klubi-info 7.9.2017

Torstaina 7.9. tapasimme klubitoiminnasta kiinnostuneiden johtajien ja päälliköiden kanssa Helsingin Kalevankadulla kuullaksemme tarkemmin asiakaskokemuksesta ja klubitoiminnan hyödyistä. Vaikka sää oli harmaa, porukkaa saapui paikalle mukavasti. Kiitos näin bloginkin puolella vielä kaikille paikalle saapuneille antoisista keskusteluista. Toivottavasti näemme uudestaan klubikauden käynnistyessä.

Maittavan aamupalan jälkeen palveluliiketoiminnan johtaja Antti-Pekka Hulkko aloittaa aamun toivottamalla vieraat tervetulleeksi ja kertomalla lyhyesti klubitoiminnasta. Lyhyen intron jälkeen puheenvuoro siirtyy Pro-Source Oy:n toimitusjohtaja Markku Kaijalalle, joka on ollut useamman vuoden Kauppakamarin klubitoiminnassa mukana. Heti alkuun hän avaa omia kokemuksiaan Johtajaklubista ja myöntää rehellisesti, että ensimmäinen klubivuosi meni hänen osaltaan hukkaan. Oli hetkiä, jolloin tuntui paremmalta lähteä tapaamisesta kesken pois – tämän hän sanoi kuitenkin johtuvan omasta asenteestaan, eikä niinkään klubista. Kaijala myöntää, ettei klubitoiminta ole kaikille. Kannattaa miettiä, mitä klubitoiminnalta lähtee hakemaan ja ottaa rohkeasti osaa keskusteluihin. Asenne täytyy olla kohdillaan, jotta klubitoiminnasta saa mahdollisimman paljon irti.

Kaijala kuvaa Johtajaklubia ”vertaisterapiaksi”. Jokaisella klubilaisella on omassa organisaatiossaan omat haasteensa – yhdellä on konkurssi edessä, toisella yrityksellä voi olla päällä vauhdikas kasvupyrähdys. Eniten klubista saakin irti juuri siitä, kun keskustelee erilaisten ihmisten kanssa. ”Meidän ryhmässä löydettiin kavereita. Oli helppo avautua. Aika paljon on myös itsestä kiinni, miten klubin kokee.”

Kysymysten ja keskustelun jälkeen klubin fasilitaattori ja Kulmia Group Oy:n hallituksen puheenjohtaja Ara Hopia kertoo omasta taustastaan. ”Ajattelin aina, että tällaiset vertaisryhmät ovat puuta heinää. En ikinä lähtisi mihinkään ryhmään avautumaan.” Ara komppaa kuitenkin hyvää fiilistä, joka klubeista välittyy: tunnelma klubeissa on avoin ja asioita on helppo nostaa pöydälle. Klubitoiminta ei ole terapiarinki, mutta sieltä saa uusia tuttavuuksia eikä osallistujien tarvitse pelätä, että liikesalaisuudet lähtisivät yleiseen levitykseen. Eräs osallistuja kyselee muista klubiosallistujista – entä jos mukana on oman alan kilpailjoita? Entä jos verkosto on sellainen, ettei yhteistä henkeä löydy tai siinä ei jostain syystä halua olla? Helsingin seudun kauppakamarilla vastikään aloittanut tuottaja Ulla Rossi vakuuttaa, että tällaisessa tilanteessa klubia pystyy helposti vaihtamaan. Kaijala lisää, että kilpailijoiltakin voi saada uskomattoman paljon sparrausta. ”Aika vähissä ovat asiat, joista ei voi jutella kilpailijoiden kanssa.”

Ara Hopia kerää tilaisuuden lopuksi vielä odotuksia tulevan klubikauden suhteen. Vahvasti esille nousevat uudet ihmiset ja uudet ideat. Klubi antaa parhaimmillaan voimaa ja energiaa, joita klubilainen vie mukanaan työpaikalle. Ajankohtaiset teemat, kuten robotiikka, on helppo pureskella paloiksi pienryhmässä. Lisäksi arvostetaan pysähtymistä ja hetkessä olemisen taitoa – kiire on johtotehtävissä normi, ja jos klubin kautta siitä pystyy irtautumaan hetkeksi, hienoa. Ulkopuolinen näkemys muiden toimialojen johtajilta nähdään myös plussana. Ara toteaa itsekin, ettei olisi viitsinyt olla toiminnassa mukana näin pitkään, jollei fasilitaattorina saisi keskusteluista jotain irti.

Tilaisuuden lopussa tunnelma on positiivinen. Keskustelua on herännyt aiheesta jos toisesta, ja osallistujien keskuudessa on herännyt mielenkiinto klubitoimintaa kohtaan. Yksi osallistujista toteaa, että voisi ajatella lähtevänsä mukaan verkostoitumaan siitä huolimatta, että hän on yhden hengen yrittäjä.

Ensimmäisessä syksyn Myyntijohtajaklubin tapaamisessa Ara aikoo nostaa puheenaiheeksi asiakaskokemuksen ja sen, miten sitä tulee johtaa. Mitä erinomainen asiakaskokemus on? Miten pystyn myyntijohtajana johtamaan asiakaskokemusta, vai pystyykö sitä johtamaan?

Oletko sinä jo mukana? Kauppakamarissa on 7 klubia eri ammattiryhmille. Ilmoittaudu mukaan haluamaasi klubiin täällä. Tutustu myös uuteen klubisivustoon!

Teksti: Susanne Mether

Klubitoiminta kehittää, tukee ja luo liiketoimintamahdollisuuksia

Pro-Source Oy:n toimitusjohtaja Markku Kaijala liittyi Helsingin seudun kauppakamarin klubitoimintaan vuonna 2012, ja sittemmin hän on osallistunut toimintaan aktiivisesti.

Tällä hetkellä Kaijala on mukana johtajaklubissa ja HHJ-koulutuksessa (Hyväksytty hallituksen jäsen), klubitoimintaan osallistumisen suurimpia hyötyjä hän listaa työnsä kautta. ”Johdon suorahakukonsulttina autan asiakkaitamme rakentamaan kehittyvän modernin organisaation, jossa olisi oikeaa osaamista ja nykyaikaista esimiestoimintaa. Klubitoiminnassa kohtaan asiakkaittemme kaltaisia yritysjohtajia ja heidän kohtaamiaan tilanteita, ja aiheista syntyy syvällistä keskustelua ja sparrausta.” Kaijala on huomannut klubien viestinnällisen ympäristön monimuotoisuuden. ”Ilokseni olen huomannut, että minullakin on ollut annettavaa klubikavereille ja että he ovat olleet vinkeistäni kiitollisia. Olen oppinut ymmärtämään paremmin, mitä apua eri johtajat oikeasti tarvitsevat, ja millaisia ovat aidot kiputilanteet eri firmoissa.”

Avoimuuden tärkeys

Markku Kaijala osaa myös arvostaa klubitapaamisten avointa ilmapiiriä. ”Avoin keskusteluilmapiiri on ehkäpä kaikkein tärkein asia, kunhan tapaamisten ohjaaja vain huolehtii oikeista keskustelun aiheista. Pitää osata kysyä oikeita kysymyksiä ja vastata niihin ajatuksella, olla perustellusti eri mieltä, ottaa käytännön esimerkkejä eri lähestymiskulmista ja sitten toimia, sillä pelkkä avoin keskustelu ei johda riittävän pitkälle.”

Eräinä esimiesten keskeisinä taitoina Kaijala mainitsee vanhasta pois oppimisen, muutosjohtamisen ja ihmisiin vaikuttamisen. ”Parhaiten nämä tulevat esiin klubilaisten tarinoissa kouluttajan antaman aiheen ja alustuksen pohjalta, kuten esimerkiksi ”miten olen rakentanut yhtiöni, missä asioissa olen onnistunut ja missä kohdannut vaikeuksia”.”

Klubitoiminta elinikäiseen oppimiseen

Eräs klubitoiminnan kulmakivistä liittyy verkostoitumiseen muiden klubilaisten kanssa. ”Klubissa on ehdottomasti useita henkilöitä, joiden kanssa minun kannattaisi verkottua enemmän. Toisaalta me olemme olleet paikalla hieman eri aikoina, eikä kaikkien kanssa ole vielä ehtinyt olla riittävästi kasvokkain”, määrittelee Kaijala. Klubeihin liittyneillä on lisäksi mahdollisuus kehittää itseään elinikäisen oppimisen turvin. ”Muuttuvassa maailmassa tämä on hyvin tärkeää. Kun itse rekrytoimme asiakkaillemme johtajia tai asiantuntijoita, niin katsomme hyvinkin tarkkaan ihmisen aktiivisuutta ja uteliaisuutta. Kuten mitä tavoitteita hänellä on, ja mitä oppia hän hakee saavuttaakseen tavoitteet.”

Uudet tiedot työelämään

Johtajaklubiin liittyneet haluavat oppia paremmiksi esimiehiksi ja johtajiksi. Esimiestoiminta ja sen kehittäminen ovat yleisiä keskustelunaiheita. ”Itse sain pitää esitelmän kirjani Rekrytointi – tehtävään vai yhtiöön? pohjalta, ja siitä lähtökohdasta mietimme yritysten pitkän tähtäimen tavoitteita, esimiestyön kehittämistä ja työnantajakuvan vaikutusta hyvien osaajien saamiseen ja pysyvyyteen”, kertoo Kaijala.

Erityisen kannattavana klubiin liittymistä hän pitää yksin tai kapealla sektorilla työskentelevälle. ”Suurimmat perusteet tulla toimintaan mukaan ovat yleinen kiinnostus klubitoimintaan, vertaistuki, ulospääsy omalta tontilta sekä uudet liiketoimintamahdollisuudet muiden klubilaisten kanssa.”

Toiminnan oppeja kannattaa niin ikään siirtää avoimesti omalle työpaikalle. ”Vanha käsitys esimiehen ylivertaisuudesta ja osaamisesta on muuttunut. Esimiehen pitää lunastaa paikkansa päivittäin kehittämällä omaa osaamistaan, ja tuomalla se helposti organisaation käyttöön”, luonnehtii Kaijala.

Syksyn 2017 klubikausi starttaa lokakuussa! Ilmoittaudu mukaan täällä.

Jari Hemmilä, toimittaja, Viestintätoimisto Manna

Valokuvissa Markku Kaijalan taustalla on kuvataiteilija Maaretta Caseliuksen maalauksia.