Huippusihteeri

Sihteeri tapaa usein työpäivän aikana monia erilaisia ihmisiä niin face to face – tilanteissa kuin puhelimessa. Vuorovaikutus on oma taitolajinsa, jota voi harjoitella aivan samalla tavalla kuin mitä muutakin taitoa tahansa. Jotta pystyisi vuorovaikuttamaan parhaalla mahdollisella tavalla, on tunnistettava oma vuorovaikutustyyli.  Se liittyy kiinteästi omaan käyttäytymisprofiiliin.  On hyvä miettiä olenko enemmän ihmisläheinen ihminen, joka tuon tunteeni esille, vai enemmänkin asiakeskeinen persoona.  Samoin tulee tunnistaa toisen osapuolen vuorovaikutustyyli. Vuorovaikutustilanteessa on siksi hyvä astua pois omalta vuorovaikutuksen mukavuusalueelta.

Usein ihmettelemme, että miksi emme saa viestiämme perille. Mielestäni suurin syy on se, että emme tunnista toisen vuorovaikutustyyliä. Jos toinen henkilö on enemmänkin asiatyylinen persona, häntä on turha lähestyä small talkin välityksellä. Hän tahtoo, että menemme suoraan asiaan. Vastaavasti, jos toinen henkilö on ihmisläheinen persoona, häntä on hyvä lähestyä small talkin avulla.

Usein emme tuo vuorovaikutustilanteessa selkeästi tunteitamme esille verbaalisesti. Silloin toiselle osapuolelle jää epäselväksi, mitä me tunsimme. Hän ehkä yrittää tulkita tunteitamme kehonkielen kautta, mutta tulkinta saattaa viedä herkästi harhapoluille. Samoin tarpeiden esilletuominen on vuorovaikutuksessa tärkeä seikka. Otan esimerkin.  Kuvittele, että olet ryhmäsi vetäjä. Teillä on ollut palaveri, jossa on käsitelty luottamuksellisia asioita. Palaat neuvotteluhuoneeseen jostakin syystä. Huomaat, että eräs ryhmäsi jäsen on jättänyt luottamukselliset paperit pöydälle. Otat paperit ja menet hänen luoksensa. Ojennat paperit hänelle ja sanot: ”Olen todella vihainen, että jätit paperit neuvotteluhuoneen pöydälle. Olemme sopineet, että keskeneräisiä asioita sisältäviä papereita ei jätetä toisten nähtäväksi.”  Viestisi menee taatusti perille, sillä toithan selkeästi esille tunteesi ja tarpeesi.

Syyskuussa tulen vetämään 2 puolen päivän mittaista valmennustilaisuutta. Huippusihteeri-valmennus on ensisijaisesti suunnattu niille sihteereille/assistenteille, jotka toimivat lähellä johtoa, ehkä ”pomon oikeana kätenä”. Valmennuksen tavoitteena on antaa osallistujille käytännön työkaluja niin fyysiselle kuin psyykkiselle puolelle.

355f6f3

Artikkelin kirjoittaja on kouvolalainen työyhteisövalmentaja Heimo Keskitalo, KTM.

Laaja-alaisen osaamisen klubifasilitaattori

VIA Groupissa operational partnerina työskentelevä Maija Isotalo toimi ensimmäisen kerran Helsingin seudun kauppakamarin toimitusjohtajaklubin fasilitaattorina klubikaudella 2012-2013.

VIA Groupin ja kauppakamarin välisen yhteistyön hän kertoo varsinaisesti käynnistyneen vuonna 2013. ”Kävin tuolloin tapaamassa kauppakamarin toimitusjohtaja Heikki J. Perälää, ja jatkoin keskustelua Riitta Salmen kanssa. Vähitellen meille hioutui yhteinen näkemys siitä, että VIA Groupilla voisi olla johtajaklubien osallistujille paljonkin annettavaa esimerkiksi uusien (johtajuus)näkökulmien muodossa.” Alun perin Isotalo kertoo tutustuneensa klubifasilitaattorin tehtävään VIA Groupin toimitusjohtaja Tero J. Kauppisen sijaisena. ”Jouduin tuuraamaan häntä muutaman kerran aika lyhyellä varoitusajalla, ja tuolloin kohtasin uteliaita ja erinomaisen vilkkaasti keskustelevia johtajia. Erityisesti mieleeni jäi se, että vaikka keskustelu luonnollisesti liikkuikin johtamiseen liittyvien aiheiden ympärillä, niin hurtti huumori lensi ja nauroimme paljon. Myöhemmin minua pyydettiin tuuraajaksi toisiinkin klubeihin, ja nyt tällä alkavalla kaudella toimin virallisena fasilitaattorina.”

Ryhmän aktivoinnin ja ilmapiirin tärkeys

Klubifasilitaattorin mielenkiintoisista haasteista Maija Isotalo luonnehtii kertomalla ihanteellisesta ryhmädynamiikasta. ”Uuden konseptin mukaisesti fasilitaattori kohtaa pääsääntöisesti uuden ryhmän joka kerta. Ryhmän dynamiikan ja jäsenten omaksumien roolien tunnistamiseen menee aina oma aikansa, ja tasapainoinen ryhmädynamiikka on rakennettava käytössä olevan ajan puitteissa.” Suurena haasteena on saada uusi ryhmä aktivoitumaan, rakentaa oikean kaltainen ilmapiiri. ”Hiljaisimmatkin jäsenet on saatava mukaan keskusteluun, ja toisaalta fasilitaattorin on osattava antaa tilaa jäsenille ja heidän mielipiteilleen olematta itse suuna päänä. Fasilitaattorina tehtäviini kuuluu myös tuoda esiin uusinta uutta maailmalta johtamiseen liittyen, jotta kiinnostavia asioita voidaan tarkastella myös uusista perspektiiveistä”, syventää Isotalo.

Peruslähtökohtana luottamus

Ryhmään kuuluvien henkilöiden avautumisen ja keskusteluun liittymisen puolesta Isotalo kertoo ”pitävänsä antenneita” ulkona. ”Ihmisten sosiaalisten tyylien perusopit auttavat tunnistamaan ryhmän kokoonpanon, ja näitä tietoja voi sitten hyödyntää ryhmän aktivoinnissa tai tarvittaessa äänekkäimpien jäsenten suitsimisessa.” Fasilitoinnille ryhmäläisten keskinäinen luottamus edustaakin peruslähtökohtaa. ”Syvälliset keskustelut ja omien kipeiden johtamisongelmien nostaminen pöydälle eivät onnistu ilman luottamusta. Klubilaisten keskuudessa käsiteltävät asiat jäävät yhteisten seinien sisäpuolelle, ja tämä vaatimus koskee myös fasilitoijaa”, sanoo Isotalo.

Klubeihin osallistuvat voivat hyödyntää klubitapahtumista saamiaan virikkeitä ja uusia näkökulmia työssään osana henkilökohtaista kehitystään. ”Jokaisessa fasilitoimassani tapaamisessa on useampi henkilö sanonut kokeilevansa uutta vinkkiä, ongelmanratkaisua tai ideaa heti töihin mennessään. Johtamiseen liittyvät ongelmat ovat aika universaaleja, joten vertaistuen saaminen on eräs suurimmista perusteista liittyä klubeihin”, tietää Isotalo.

Klubifasilitointi edellyttää kehitystyötä

Maija Isotalolla on työelämästä yli 30 vuoden kokemus johtajana ja kahdeksan vuoden kokemus konsulttina jatkuvasti mitattavan asiakaspalautteen kohteena. Tämän hän luonnehtii tuovan mukanaan tiettyä autenttisuutta. ”Tiedän kuka ja mitä olen, mihin suuntaan haluan viedä fasiloitavaa keskustelua, ja miten saan jäsenet vakuuttuneeksi siitä, että mitä enemmän he avautuvat tapaamisten aikana, sitä enemmän he saavat itselleen.”

Isotalon kohdalla huomattavan laaja-alainen ammattilaisuus tarkoittaa muun muassa laajaa kokemusta tulosyksiköiden johtotehtävistä, myynnin ja markkinoinnin vastuutehtävistä ja asiantuntijaorganisaatioiden johtamisesta. ”Fasilitointitilanteissa asetan myös itseni alttiiksi kokemuksieni kautta, ja senkin olen huomannut, että eniten ihmiset haluavat kuulla muiden kokemista epäonnistumisista.” Omaa ammattitaitoaan klubifasilitaattorina Isotalo kehittää arvostettavilla tavoilla. ”Tällä hetkellä eniten uutta tietoa johtamisesta saan ja opin yhteistyöstä joint venture kumppanimme newyorkilaisen CEO.worksin kautta. On ihan eri asia olla itse tekemässä asiakastyötä maailman huippuyrityksille suunnitelluilla johtamistyökaluilla verrattuna muiden ajatusten lukemiseen ja siteeraamiseen esimerkiksi Harvard Business Reviewistä.”

Maija Isotalo on yksi Helsingin seudun kauppakamarin syksyn klubien vetäjistä. Uusi klubikausi alkaa lokakuussa! Lue lisää klubitoiminnasta ja varmista paikkasi täältä.

Jari Hemmilä, toimittaja, Viestintätoimisto Manna

10 kysymystä ja vastausta: Mikä on kauppakamarin Kasvu 100 -mentorointiohjelma, kenelle se sopii ja mitä hyötyä siitä on?

1. Mitä mentorointi on?

Perinteinen mentorointi on usein noin vuoden mittainen prosessi, jossa kokenut mentori tukee nuorempaa ja kokemattomampaa mentoroitavaa eli aktoria työelämän ja mm. johtajuuden haasteissa. Moderni mentorointi on dialogista, ja luottamuksellisessa suhteessa sekä aktori että mentori oppivat.

2. Mikä on Kasvu 100 -mentorointiohjelma?

Helsingin seudun kauppakamarin asiakkaat ovat toivoneet mentorointiohjelmaa. Halusimme tehdä hieman erilaisen ohjelman. Missiomme on vahvistaa yritysten menestystä Helsingin seudulla, ja siksi otimme näkökulmaksi yritysten kasvun tukemisen. Toki siinä samalla osallistujien johtamistaidotkin kehittyvät.

Ohjelmamme on tiivis ja napakka 100 päivän puristus. Aloitus- ja lopetusseminaarien välissä on kolme ryhmätapaamista, joissa fokusoidaan osallistujien yritysten kasvun haasteisiin ja niiden ratkaisemiseen. Tapaamisten välissä perehdytään annettuun taustamateriaaliin ja työkaluihin sekä osallistetaan yrityksen muita henkilöitä kasvuprosessiin.

3. Miksi tämä on ryhmämentorointia? Miksi en saa mentoria vain itselleni?

Me uskomme jaettuun asiantuntemukseen ja vertaistukeen. Mentorimme ovat kokeneita osaajia ja he vastaavat mentorointiprosessista, mutta ryhmässä saat vielä enemmän näkemyksiä ja kuulet muiden osallistujien haasteita ja ratkaisuja.

Pienryhmässä on 1 mentori ja 2–6 osallistujaa, joilla kaikilla on samantapainen näkökulma uuteen kasvuun ja samankaltaisia haasteita: esimerkiksi kansainvälistyminen, palvelumuotoilu tai markkinoinnin kehittäminen – ja näiden kautta myynnin kasvu.

Ryhmässä olevat yritykset voivat olla eri tai samoilta toimialoilta. Kauppakamarin tehtävä on muodostaa ryhmät niin, että osallistujat voivat tukea toisiaan ja oppia toisiltaan. Kilpailijoita emme ryhmään valitse, ja niin osallistujat kuin mentoritkin allekirjoittavat salassapitosopimuksen.

4. Ketkä voivat hakea ohjelmaan?

Ohjelma sopii ennen muuta PK-yritysten johtajille ja päättäjille sekä ”nouseville tähdille”. Mukaantulon ehtona on, että haluat edistää kasvua ja asemasi yrityksessä mahdollistaa tehokkaan vaikuttamisen. Kasvutavoitteesi on myös mahdollista kohdentaa asiaan tai asioihin, joita voi 100 päivän aikana ratkaista tai vähintään voi käynnistää konkreettisen muutoksen.

5. Lupaatteko, että asiat muuttuvat ja kasvua todella tapahtuu?

Koulutuksissa on monesti se haaste, että osallistuja on innoissaan ja puhkuu uutta, mutta arjen kiireissä hyvät ideat latistuvat. Mentorointiohjelmassa kontrolloimme, että oikeasti teet sovittuja asioita ja muutosta. Tarvittaessa voit keskustella mentorin kanssa myös kahden kesken ja saada tukea tapaamisten ulkopuolellakin.

Tietenkin osallistujamme ovat aikuisia ihmisiä, jotka itse kantavat vastuun tekemisestään ja tuloksistaan, mutta meiltä saat siihen vahvan tuen, näkemyksiä ja konkreettisia työkaluja. Jos sitoudut ohjelmaan ja teet sovitut asiat, takaamme että saavutat konkreettisen muutoksen. Muuten voit tulla seuraavalla kerralla uudestaan veloituksetta mukaan!

Riittävän muutosvoiman saamiseksi voi olla hyödyllistä, että yhdestä yrityksestä osallistuu kaksi tai useampi. Yksinkin voi kuitenkin tulla mukaan ja saada mentorin ja ryhmän tuen.

6. Ketkä toimivat mentoreina?

Kauppakamarilla on erinomaiset verkostot, joista haemme mentoreita. Nyt mukaan on lupautunut kaksi kokenutta johtajaa, joista toisella on vahva kansainvälinen ja strategiaosaaminen sekä toinen on digitaalisuuden ja palvelumuotoilun ammattilainen ja kuuluu tunnetun kasvuyrityksen perustajiin. Mentorimme osaavat myös mentoroida, ohjata ja sparrata muita. Uusia mentoreita haemme tarpeen mukaan koko ajan – tarve on ennen muuta asiakkaidemme tarve.

7. Onko ohjelma ja päivämäärät lyöty lukkoon?

Olemme tämän palvelun rakentamisessa lähteneet hieman eri tavalla liikkeelle ja teemme tuotteen yhdessä asiakkaiden kanssa. Siksi ohjelma ei ole täysin valmis, vaan rakennamme yksityiskohdat sen mukaan, millaisia osallistujia saamme, millaisista yrityksistä ja millaisin kasvuhaastein.

Kasvu 100 -mentorointiohjelman pilotti käynnistyy alkusyksyllä. Sovimme aloitus- ja lopetusseminaarin ajankohdat kevään aikana: todennäköisimmin ensimmäinen ohjelma toteutetaan syksyn 2017 aikana. Tapaamiset järjestetään kauppakamarin tiloissa Kalevankatu 12:ssa, Helsingin keskustassa, ja ne kestävät noin kolme tuntia kerrallaan.

8. Mitä tämä maksaa?

Kyseessä on tosiaan maksullinen ohjelma. Meille tärkeintä on kuitenkin saada pilottiin mukaan kasvuun sitoutuneita yrityksiä, jotka ovat myös valmiita auttamaan muita osallistujayrityksiä saavuttamaan tavoitteitaan. Hintaan vaikuttaa yrityksestä mukaan tulevien osallistujien määrä. Perushinta yrityksen lähettäessä yhden osallistujan on 2.800 euroa (+ alv. 24 %; kauppakamarin jäsenhinta). Ota rohkeasti yhteyttä ja keskustellaan mahdollisuudestanne osallistua ohjelmaan!

9. Millaisia kiinnostuneita yrityksiä teillä jo on?

Olemme keskustelleet ohjelmasta eri yritysten kanssa maaliskuun puolivälistä alkaen. Kaikki kiinnostuneet ovat PK-yrityksiä, joita yhdistää halu kasvaa sekä ulkopuolisen tuen tarve. Yritykset edustavat monia eri toimialoja, mm. lakipalveluita, terveysteknologiaa ja IT-alaa. Me ohjelman suunnittelijat ja myyjät käymme päivittäin yhteistyökeskusteluja.

Osalle yrityksistä tämä ohjelma ei sovi, koska ohjelma vaatii aktiivista osallistumista ja sitoutumista kasvutavoitteisiin. Nämä yritykset hyötyvät enemmän esimerkiksi koulutuksesta tai väljemmästä verkostoitumisesta klubeissamme.

10. Kasvu 100 -ohjelma kiinnostaa. Miten toimin?

Ota yhteys Helsingin seudun kauppakamariin, yhteystietomme ovat alla. Keskustellaan lisää yrityksesi tilanteesta ja tarpeista sekä siitä, voisiko Kasvu 100 -ohjelma tehostaa kasvuanne.

Yhteistyöterveisin

Milla Kajanne,
suunnittelija, Kasvu 100 -ohjelma

Yhteydenotot ja lisätiedot:

Jukka Jääskeläinen
Myyntipäällikkö
040 588 5484
jukka.jaaskelainen@chamber.fi

Kimmo Sallinen
Yhteyspäällikkö
0400 455 763
kimmo.sallinen@chamber.fi