Uusi esimies – älä sössi ensikohtaamista

Ensivaikutelman merkityksestä puhutaan tyypillisesti paljon asiakaspalvelu- ja myyntikoulutuksissa. Sen merkitystä korostetaan halutun lopputuloksen syntymiseksi oli sitten kyseessä kauppa tai myönteisen mielikuvan syntyminen.

Ensivaikutelman merkityksestä tulisi ehdottomasti puhua myös esimiesvalmennuksissa. Itse pidän ensivaikutelmaa eräänlaisena totuudenhetkenä – se määrittää etenemistä. Jos uuden esimiesten työntekijöille luoma ensivaikutelma on myönteinen, silottaa se huomattavasti esimiehen taivalta. Jos se on jotain muuta, vaikeuttaa se vähintään esimiehen onnistumista työssään.

Ensivaikutelma on suhteellisen pysyvä – se voi kuitenkin muuttua. Ensivaikutelman myötä rakentuneen mielikuvan muuttaminen vaatii töitä. Työtä on jo todennäköisesti uudella esimiehellä muutoinkin ihan riittävästi käytännönkin asioissa.  Kun työmäärään ja panostuksiin liittää vielä negatiivisen ensivaikutelman edellyttämät extrapanostukset luottamussuhteelle perustan luomiseksi, on tekemistä todella paljon.

Esimiehen ja myös työyhteisön kannalta olisikin ideaali, ettei esimies sössisi heti alussa, vaan onnistuisi synnyttämään myönteisen ensivaikutelman. Tämä säästää vähintäänkin melkoisesti aikaa ja tukee myös esimiehen sekä koko työyhteisön työhyvinvointia. Myönteisen ensivaikutelman seurauksena työntekijät tekevät esimiehen kanssa yhteistyötä ja luottamussuhde kehittyy, kunnes toisin todistetaan. Lisäksi myönteisen ensivaikutelman myötä esimiehen toimintaa arvioidaan yleisesti armollisemmin ja myönteisemmin. Negatiivisen ensivaikutelman seurauksena tyypillisesti keskitytään hakemaan sille vahvistusta ja epäluottamussuhde rakentuu, kunnes toisin todistetaan. Esimiehen toimet ovat suurennuslasin alla ja hyvätkin pyrkimykset saatatetaan tulkita negatiivisiksi.

Miten sitten synnytetään hyvä ensivaikutelma? Ensivaikutelmaan vaikuttavat monet tekijät. Hyvä myyjä ja asiakaspalvelija omaa asiakasempatiaa eli kyvyn asettua asiakkaan asemaan ja sopeuttaa omaa toimintaansa asiakas huomioiden. Vastaavasti toimii hyvä esimies. Hän omaa työntekijäempatiaa, kykenee  asettumaan työntekijän asemaan ja  sopeuttaa myös omaa toimintaansa.  Uutena esimiehenä olennaista on osoittaa arvostusta työntekijöitä kohtaan kuuntelemalla ja olemalla kiinnostunut. Vaikka esimiehelle olisi paljonkin sanottavaa ja ideoita toiminnan kehittämiseksi, on avainasemassa ensimmäisessä vaiheessa työntekijöiden näkemysten kuunteleminen. Olennaista on myös tunnistaa ja arvostaa organisaatiossa ja työyhteisössä olevia myönteisiä asioita ja tunnistaa työntekijän onnistumisia työssään.

On tärkeää, että esimies on kohtaamisissa aito. Jos esimies keskittyy lunastamaan paikkaansa todistelemalla osaamistaan, on mahdollisuudet menetetty. Esimieheen, joka ei päde ja omaa hyvän itsetunnon voi luottaa. Hän pystyy tuomaan esiin heikkouksiaan ja myös tietämättömyyttään. Hän hyödyntää työntekijöiden osaamista ja tukee myös sen kehittymistä esittämällä kysymyksiä sekä haastamalla ongelmanratkaisuun.

Kun esimies on työntekijöitä kuunnellen muodostanut näkemyksen tilanteesta, tulee hänen koostaa keskusteluissa esiin nousseita vahvuuksia ja kehitystarpeita koko työyhteisön yhteisessä tilaisuudessa.  Hänen tulee työntekijöitä osallistaen määrittää toimenpiteitä, joita toteutetaan huomioiden organisaation tavoitteet ja strategia. Olennaista on edelleen kysymysten esittäminen ja kuunteleminen.

Hyvän esimies-alaissuhteen kannalta on tärkeää huolehtia siitä, että vuorovaikutusta on riittävästi ja se toteutuu säännöllisesti. Luottamussuhteen kannalta olennaista on, että esimies tukee työntekijöitä, mutta samalla haastaa heitä itse löytämään ratkaisuja. Näin työntekijä saa onnistumisen kokemuksia ja myös pystyy kehittymään.

Esimiehen ei tarvitse olla yli-ihminen ja ihmeidentekijä. Esimiehen tulee olla inhimillinen suunnan näyttäjä, joka oman itsetuntonsa pönkittämisen sijaan työskentelee aidosti kohti organisaatioissa asetettuja tavoitteita hyödyntäen työntekijöiden osaamista sekä tukien työntekijöiden kehittymistä ja sitä, että työntekijät kokevat työnsä mielekkääksi.

Vaikka synnynnäisiä johtajiakin on – hyväksi esimieheksi voi todellakin oppia. Se edellyttää ennen kaikkea tahtoa ja kykyä reflektoida omaa toimintaansa. Näiden seurauksena syntyy valmius oppimista ja kehittymistä tukeviin toimenpiteisiin.

Teksti: Henrietta Aarnikoivu, ProTulos Oy

Kirjoittaja on ratkaisukeskeinen valmentaja, YTM ja ProTulos Oy:n perustaja. Hänellä on lähes 20 vuoden kokemus esimiehenä ja esimiestyön sekä johtamisen kehittäjänä.

Kurkkaa oman alueesi kauppakamarin ajankohtaiset aihepiiriin liittyvät koulutukset: https://kauppakamari.fi/k2/kauppakamarit/etsi-oma-kauppakamarisi/

Millaista on tulevaisuuden esimiestyö?

Teknologian nopea kehittyminen viime vuosina on mahdollistanut työn tekemisen paljon joustavammin – jopa ajasta ja paikasta riippumatta. Etätyö on lisääntynyt vauhdilla parin viime vuoden aikana yhteistyön mahdollistavan teknologian nopean kehittymisen ansiosta. Työ muuttuu myös digitalisaation seurauksena. Yhä useampi työskentelee kokonaan tai osittain digitaalisessa työympäristössä. Kaikki tämä vaikuttaa myös johtamiseen.

Aalto-yliopiston professori Kristiina Mäkelä luonnehti eräässä artikkelissa, että käynnissä on neljäs teollinen vallankumous, joka on yhdistelmä erilaisia digitalisaation tuomia muutoksia ja globalisaatiota. Johtaminen ei enää perustu hierarkialle ja auktoriteetille, vaan esimiehen tulee saada ihmiset motivoitumaan. On mietittävä, miten verkoston toimintaa ohjataan, miten etäjohtaa ihmisiä ja miten luoda yrityskulttuuria virtuaalisesti.

Painopiste johtamisessa siirtyy asioiden johtamisesta ihmisten johtamiseen ja esimiehen on osattava hallita kokonaisuuksia. Mitä enemmän työtä tehdään eri paikoissa, sitä vähemmän on mahdollisuuksia spontaaniin työn koordinointiin, tehtävien jakamiseen sekä välittömään vuorovaikutukseen. Työ muuttuu tehtäväkeskeisemmäksi, joka lisää tuottavuutta, mutta jonka seurauksena vuorovaikutuksen määrään ja laatuun tulee kiinnittää erityishuomiota.

Monelle suurin muutos on oppia johtamaan henkilökohtaisten tavoitteiden ja työsuoritusten kautta. Tämä voi olla vierasta myös työntekijöille. Kaiken pohjalla tulee olla luottamus työntekijään. Tulevaisuudessa esimies pärjää tehtävässään parhaiten, kun hänellä on aito kiinnostus ihmisiin.

Vaikka työ siirtyy monen kohdalla yhä enemmän erilaisten viestintävälineiden ja järjestelmien kautta tehtäväksi, on ihmisten kohtaaminen edelleen tärkeää. Hyödyllinen taito on synnyttää tunne kohtaamisesta myös virtuaalisesti. Hyvillä ihmisten johtamistaidoilla ja rohkeudella hyödyntää teknologiaa pärjää pitkälle. Kunhan muistaa, että sähköposti on välineistä huonoin ihmisten johtamiseen.

046_vilkman-16

Kirjoittaja Ulla Vilkman on esimiestyön ja työyhteisöjen kehittäjä, joka on kirjoittanut Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä (Talentum 2016) –kirjan, joka oli ensimmäinen suomenkielinen teos etätyön ja hajautettujen tiimien johtamisesta. http://www.etäjohtaminen.fi