Sopien turvalliseen menestykseen

Yritystemme vahvuus on osaamisessa ja tietopääomassa.  Kelpo johtaminen ja työ synnyttävät hyvinvointia sekä parhaimmillaan liikevoitoksi muuttuvaa lisäarvoa. Vahvan sekä turvallisuudestaan huolehtivan yrityksen tunnistaa myös aukottomasta ja innovatiivisesta sopimusmapista. Sopimukset elävät yrityksen elinkaaren mukana ja menestyvä johtaminen rakennetaan sopien.

Tuottoisa ja eteenpäin liikkuva yritystoiminta on sopimusten verkossa. Kuinka moni johtaja käy säännöllisesti läpi koko yrityksen sopimusasetelman? Parhaimmillaan prosessi on säännöllinen ja jatkuva, kehittyvän sekä dynaamisen yritystoiminnan kivijalka. Ennakoiva, ammattimainen ja notkea asennoituminen sopimuksiin lyö leiville. Yrityksen sopimisen kulttuuri on ilman muuta myös osa julkikuvaa. Sitä kuuluisaa brändiä. Kuka haluaa olla huono sopija?  Tai kuka haluaa myöntää, että heikon tuloskehityksen takana olikin heikko sopimus?

Tasaisempiakin aikoja elävän yrityksen kannattaa tarkastella sopimusteknistä asemaansa ajoittain asiantuntijan suurennuslasilla. Voihan olla, että aika on ajanut joidenkin asioiden ohi. Yrityksen arvonmuodostukseen vaikuttaa toki paljon sekin, kuinka hyvässä sopimuksellisessa asemassa yhtiö on. Viimeistään yhtiötä myyntikuntoon laitettaessa on koko sopimuskanta käytävä läpi.

Yrityksen sopimusten elinkaari on pitkä. Se alkaa jo huolellisesta valmistautumisesta tuleviin toimiin. Ammattimaisella ja perusteellisella sopimusneuvottelulla osoitetaan liikekumppanille omaa osaamista. Samalla kaikille kirkastuu se, että olemme tosissamme liikkeellä.  Toimialasta riippumatta,  sopimusten merkitys ja vaikutusten ulottuminen kaikille liiketoiminnan osa – alueille on kasvanut.

Hyvä sopimus joustaa, mutta samalla varmistaa turvallisen tien liiketoiminnan tavoitteille. Oikein hyvä sopimus varautuu jo ennalta haasteisiin ja turvaa matkaa myös myrskyssä. Parhaalla sopimuksella on taipumus menestyä myös silloin kun sopimuskumppani ei toimikaan sovitulla tavalla ja asia joudutaan ratkaiseman osapuolia sitovin tavoin tuomioistuimessa tai välimiesmenettelyssä.

Sopimuksilla varmistetaan yrityksen menestystekijöiden matka maaliin.  Siinä ei ole mitään mystistä eikä salaista. Se on työtä. Hyvä johtaminen ja menestyminen edellyttääkin  myös erinomaista ennakoivaa sopimusjuridiikkaa.

Panu Hiidenmies, VT, OTM, Asianajotoimisto Applex Oy

Mitä hallituksen jäsenen tulisi tietää talouden seurannasta ja ohjauksesta?

Kauppakamarin HHJ (Hyvä hallituksen jäsen) -kurssin käyneitä on jo yli 7 000 henkeä ympäri Suomea. Kurssien tavoitteena on saada yhtiöiden hallituksiin osaavia ihmisiä, jotka edistävät yritystoimintaa ja tukevat (pk-)yritysten kasvua ja voivat auttaa yrityksiä pääsemään tavoitteisiinsa. Yksi HHJ -kurssin osa-alueita on talouden seuranta ja ohjaus.

Olen muutaman kerran saanut olla mukana Riihimäen-Hyvinkään Kauppakamarin HHJ -kurssilla avaamassa niitä taloushallintoon liittyviä seikkoja, mitkä (tulevien) hallitusammattilaisten on ymmärrettävä ja hallittava hallitustyöskentelyssä.

Ammattitaitoinen hallituksen jäsen:

  1. Ymmärtää hyvän talousjohtamisen kulmakivet

Hyvä talousjohtaminen on parhaimmillaan koko organisaation läpi menevä toimintamalli siitä, miten yrityksen resursseja käytetään optimaalisesti. Ja miten koko organisaatiolla on sama käsitys toiminnan tavoitteista. Hallitus vaatii parhaita toimintamalleja – johto johtaa operatiivista toimintaa – ja organisaatio toteuttaa asioita oikeaan suuntaan. Talousjohtamista ei siis tehdä vain talousosastolla vaan koko organisaatiossa.

  1. Tunnistaa hyvän hallintotavan noudattamisen vaikutukset toimintaan

Kauppakamari julkaisee hyvän hallintotavan ohjetta, joka on pakollinen julkisille yhtiöille ja suositus muille. Hyvä hallintotapa tarkoittaa mm. sitä, että hallituksen ja ylimmän johdon vastuualueet on kuvattu, merkittävimmät riskit on kuvattu ja että palkitsemisen periaatteista kerrotaan avoimesti.

  1. Vaatii selkeää ja läpinäkyvää raportointia

Onko raporttisi nyt usean kymmenen sivun hallitusraportti, jossa ei ole sanallista kuvausta tai grafiikkaa keskeisistä raportin osa-alueista? Entä jos hallituksessa olisi määritelty liiketoiminnan strategiset taloudelliset seurantakohteet ja niille hyvin yksinkertaistettu raportti, jota olisi helppo muuttaa liiketoiminnan ja painopistealueiden muutosten myötä?

  1. Osaa lukea taloudellisia raportteja

Talouden perusasioiden tulisi olla tuttuja: tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma JA tunnusluvut. Mitkä asiat vaikuttavat kassavirtaan – ja mitä jos tulos näyttää hyvältä mutta kassa onkin tyhjä. Kassavirran ymmärrys on mielestäni tärkeintä, koska rahan riittävyys täytyy varmistaa joka päivä.

  1. Keskittyy strategisiin kysymyksiin eikä mikrojohtamiseen

Jos matkakulut kasvavat viisi prosenttia budjetoitua enemmän, on se operatiivinen asia ja ei välttämättä se, johon hallituksen tulisi keskittyä kokouksessa. Jos liikevaihto laskee yhden prosentin – saattaa olla strategisen keskustelun paikka. Mutta mitä historiatiedot vaikuttavat tuleviin kassavirtoihin – tulisi olla keskustelun keskiössä.

  1. Ymmärtää valvonnan tärkeyden kirjanpidossa ja varainhoidossa

Kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on hallituksen lakisääteinen tehtävä. Valvonnan mahdollistamiseksi hallituksen tulee mm.

  • Päättää pankkitilien käyttöoikeuksista – mieluiten vain kaksi yhdessä
  • Päättää hyväksymisoikeuksista – kuka saa ostaa mitäkin yhtiön varoilla
  • Vaatia kuvaukset ainakin kirjanpidosta, raportoinnista ja pankkitilien käytöstä
  • Seurata ja valvoa säännöllisesti, tarvittaessa esimerkiksi tilintarkastajan avustuksella, että sovittuja toimenpiteitä noudatetaan.
  1. Tunnistaa taloudellisen raportoinnin riskit

Liiketoimintapäätökset perustuvat usein myös taloudelliseen raportointiin. Mitä sinun yrityksessäsi voisi mennä pieleen, jos luvut ovat olennaisesti väärin?

  1. Osaa vaatia yhtiöltä ensiluokkaista talous- ja hallintojohtamista

Mielestäni ammattitaitoinen hallitus siis parantaa yhtiön talousjohtamista vaatiessaan mm. korkealuokkaista raportointia, ennustamista ja ohjeistusta.

Kaisa Kokkonen, konsultti, KTM, HT tilintarkastaja, Akeba Oy

LinkedIn-yrityskäyttö lisää yrityksen tunnettuutta

LinkedIn on sosiaalisen median kanavista yrityskäytössä tuntemattomin, vaikka LinkedIniä käyttää yli miljoona suomalaista: asiantuntijaviestintään, myyntiin, rekrytointiin, työnantaja- ja yritysmielikuvan luomiseen. LinkedIn yrityssivun kautta yritys tavoittaa sidosryhmiä, parantaa löydettävyyttä. Lisäksi aktiivisten asiantuntijoiden postauksien kautta yritys koetaan helposti lähestyttäväksi.

1. Paras ammatillinen verkostoitumiskanava
LinkedInillä on yli 567 miljoonaa käyttäjää maailmanlaajuisesti ja käyttäjämäärät kasvavat jatkuvasti. LinkedInissä asiantuntijat verkostoituvat potentiaalisten asiakkaiden sekä tuttujen ja tuntemattomien kanssa oman verkostoitumisstrategian mukaan. LinkedIn-etiketin mukaan tuntemattomalle voidaan lähettää LinkedIn-kutsu, jos olette osallistuneet samaan LinkedIn-keskusteluun, tavanneet ammatillisessa tilaisuudessa tai keskustelleet puhelimessa. LinkedInissä käydään ammatillista keskustelua yli toimialarajojen, joka antaa perspektiiviä omaan tekemiseen.

2. Tehokas kanava kasvattaa näkyvyyttä ja tunnettuutta
LinkedIn on yritykselle ammatillinen ympäristö näkyä, sillä LinkedInissä keskustellaan ainoastaan työelämän asioista. LinkedIniin on tullut uusia aktiivisia asiantuntijoita viimeisen vuoden aikana. LinkedInissä luodaan yritykselle palvelu- ja työnantajamielikuvaa sekä vahvistetaan asiakassuhdetta nykyisten asiakkaiden kanssa.

LinkedIn yrityssivu toimii kotipesänä yrityksen viestintäkanavana, johon postataan yrityksen uutisia ja toimialaan liittyviä teemoja. Yrityssivun kylkeen voidaan avata Showcase-sivuja, joissa esitellään liiketoimintayksikön toimintaa tai asiakascasejä. Kun yritys rohkaisee yrityksen työntekijöitä aktiivisen viestintään LinkedInissä, niin yrityksen näkyvyys kasvaa. Asiantuntijoiden näkyvyydellä on positiivinen vaikutus edustamansa yrityksen näkyvyyteen ja brändiin. LinkedIn-yrityssivun perustaminen mahdollistaa mainonnan ja rekrytoinnin LinkedInin kautta. LinkedIniä pidetään yhtenä tärkeimpinä rekrytointikanavina ja sen merkitys vahvistuu edelleen.

3. Asiakasymmärrys
LinkedIn-verkosto on asiakastietopankki, josta on löydettävissä asiakkaan yhteystiedot ja työhistoria. LinkedIn-profiili on asiantuntijan myyntisivu, jossa näkyy hänen asiantuntijuutensa sekä lisäarvonsa, jota yritys tuottaa asiakkailleen. Asiakkaat osallistuvat mielellään keskusteluihin asioista, joita he pohtivat työssään. Osallistumalla ja seuraamalla keskusteluita sekä antamalla vastauksia asiakkaan kysymyksiin asiakasymmärrys kasvaa ja häntä osataan lähestyä parhaalla mahdollisella tavalla.

Potentiaalisia asiakkaita voidaan hakea LinkedIn-hakukoneella mm. koulutuksen, tittelin tai toimialan mukaan. LinkedInissä voidaan etsiä tietoa eri teemoista avainsanoilla. Postauksien löydettävyys paranee, kun hastag-aihetunniste (#) lisätään postaukseen.

4. Tietopankki työelämän teemoista
LinkedIn on paras kanava seurata toimialan kehitystä sekä työelämän päivän polttavia pohdintoja. LinkedInissä näkyvät eri toimialojen aktiiviset asiantuntijat, jotka keskustelevat alansa päivän polttavista teemoista ja jakavat tuoreita tutkimustuloksia. Seuraamalla uutisvirtaa saa laajan näkemyksen työelämän ajankohtaisista teemoista sekä uusista trendeistä.

5. Erottautuminen kilpailijoista
LinkedIn-näkyvyyttä suunniteltaessa on hyvä muistaa, että asiantuntijat kiinnostavat yleisöä enemmän kuin yritys. Kun yritys antaa mandaatin asiantuntijoille olla aktiivisia sosiaalisessa mediassa, se mahdollistaa positiivisen aktiivisuuden ja näkyvyyden kierteen, joka parhaimmillaan vahvistaa asiantuntijuutta ja kirii etumatkaa kilpailijoihin. Asiantuntijoiden ammattimaiset LinkedIn-profiilit toimivat yrityksen eduksi.

Asiantuntijoilla on myös omat verkostot, joiden kautta yrityksen tunnettuus laajenee. LinkedIn on kanava, jossa ”kuka tahansa” voi nousta alansa tunnetuimmaksi vaikuttajaksi. Näin ollen asiantuntijoiden valmentaminen LinkedInin käyttöön parantaa yrityksen mahdollisuuksia erottua kilpailijoista ja lisää etumatkaa myynnissä. Mitä enemmän on seuraajia, sitä nopeammin näkyvyyttä tulee lisää.

6. Rekrytointikanava
LinkedIn kehitettiin alunperin rekrytointikanavaksi ja se on kasvanut maailman suurimmaksi asiantuntijatietopankiksi. LinkedIn on tehokas rekrytointikanava, sillä sen kautta rekrytoija voi tavoittaa myös passiiviset työnhakijat. Yrityssivu mahdollistaa yrityksen rekrytoinnin LinkedInissä. Yritys voi ostaa joko yksittäisen työpaikkailmoituksen tai erikokoisia rekrytointipaketteja. Yrityksen näkyvyys laajenee, kun yrityssivua päivitetään aktiivisesti ja työntekijät jakavat yrityksen postauksia eteenpäin.

7. Myynti
LinkedInin uutisvirta on asiantuntijan myyntikenttä, jossa rakennetaan luottamusta avoimuuden ja asiantuntijuuden kautta. Tämä on sosiaalista myyntiä eli social sellingiä. Maksullinen LinkedIn Sales Navigator on lisäpalvelu, jolla voi seurata potentiaalisia asiakkaita ja joka on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Asiantuntija voi saada asiakkuuksia ja uusia verkostoja aktiivisella LinkedIn-näkyvyydellä, jotka parhaimmassa tapauksessa johtavat tarjouspyyntöihin ja yhteistyöhön.

Kati Saario,KTM, Sosiaalisen median konsultti, Happy Customer Company

Millaista on tulevaisuuden esimiestyö?

Teknologian nopea kehittyminen viime vuosina on mahdollistanut työn tekemisen paljon joustavammin – jopa ajasta ja paikasta riippumatta. Etätyö on lisääntynyt vauhdilla parin viime vuoden aikana yhteistyön mahdollistavan teknologian nopean kehittymisen ansiosta. Työ muuttuu myös digitalisaation seurauksena. Yhä useampi työskentelee kokonaan tai osittain digitaalisessa työympäristössä. Kaikki tämä vaikuttaa myös johtamiseen.

Aalto-yliopiston professori Kristiina Mäkelä luonnehti eräässä artikkelissa, että käynnissä on neljäs teollinen vallankumous, joka on yhdistelmä erilaisia digitalisaation tuomia muutoksia ja globalisaatiota. Johtaminen ei enää perustu hierarkialle ja auktoriteetille, vaan esimiehen tulee saada ihmiset motivoitumaan. On mietittävä, miten verkoston toimintaa ohjataan, miten etäjohtaa ihmisiä ja miten luoda yrityskulttuuria virtuaalisesti.

Painopiste johtamisessa siirtyy asioiden johtamisesta ihmisten johtamiseen ja esimiehen on osattava hallita kokonaisuuksia. Mitä enemmän työtä tehdään eri paikoissa, sitä vähemmän on mahdollisuuksia spontaaniin työn koordinointiin, tehtävien jakamiseen sekä välittömään vuorovaikutukseen. Työ muuttuu tehtäväkeskeisemmäksi, joka lisää tuottavuutta, mutta jonka seurauksena vuorovaikutuksen määrään ja laatuun tulee kiinnittää erityishuomiota.

Monelle suurin muutos on oppia johtamaan henkilökohtaisten tavoitteiden ja työsuoritusten kautta. Tämä voi olla vierasta myös työntekijöille. Kaiken pohjalla tulee olla luottamus työntekijään. Tulevaisuudessa esimies pärjää tehtävässään parhaiten, kun hänellä on aito kiinnostus ihmisiin.

Vaikka työ siirtyy monen kohdalla yhä enemmän erilaisten viestintävälineiden ja järjestelmien kautta tehtäväksi, on ihmisten kohtaaminen edelleen tärkeää. Hyödyllinen taito on synnyttää tunne kohtaamisesta myös virtuaalisesti. Hyvillä ihmisten johtamistaidoilla ja rohkeudella hyödyntää teknologiaa pärjää pitkälle. Kunhan muistaa, että sähköposti on välineistä huonoin ihmisten johtamiseen.

046_vilkman-16

Kirjoittaja Ulla Vilkman on esimiestyön ja työyhteisöjen kehittäjä, joka on kirjoittanut Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä (Talentum 2016) –kirjan, joka oli ensimmäinen suomenkielinen teos etätyön ja hajautettujen tiimien johtamisesta. http://www.etäjohtaminen.fi

On vain brändi.

Digitalisoituminen on muuttanut mediaa ja samalla markkinoinnin pelikenttää ja jopa toimintalogiikkaa. Sosiaalisen median ryntäys on pakottanut yritykset laajentamaan fokustaan perinteisen printtimedioiden ja television kautta tehdyn viestinnän lisäksi digitaaliseen, internetin kautta käytävään viestintään. Brändin rakentamista, kasvattamista, ylläpitämistä ja mittaamista voidaan tehdä usein eri tavoin esimerkiksi sosiaalisen median kautta.

Merkittävä muutos markkinoinnin laajenemisessa printtimediasta internetiin on keskustelun kaksisuuntaisuus. Yrityksen viestintä kohdeyleisölle ei ole enää yksipuolista tiedottamista, vaan se on muuttunut interaktiiviseksi keskusteluksi. Uskon esimerkiksi asiakaspalautteen luonteen muuttaneen asemaansa brändin rakentamisen olennaisen tärkeänä tekijänä. Asiakaspalautteeseen reagoiminen voi nostaa tai tuhota tuotteen menestyksen markkinoilla. Niin kutsuttu puskaradio on muuttunut entistä tehokkaammaksi ja laajemmaksi eikä yritys pysty suodattamaan asiakkaiden antamaa palautetta julkisuudessa, kuten ennen.

Yleisöä, toisin sanoen potentiaalista asiakaskuntaa, on läsnä joka puolella ja jokaisessa hetkessä. Markkinoinnin kentän laajentuminen internetiin on antanut yleisölle mahdollisuuden suoraan, jatkuvasti kehittyvään ja vastavuoroiseen palautteeseen. Yritykset tarvitsevat tätä palautetta ja yleisöä. Mikäli yritys ei rakenna, osallistu ja aktivoi yleisöä osallistumaan, jää se helposti kehityksessä jälkeen. Käyttämällä hyödyksi sekä maksettua että ansaittua mediaa yritys voi lisätä niin kutsuttua omaa yleisöään (= ihmiset, jotka herkästi valitsevat kyseisen yrityksen tuotteen tai palvelun kilpailijan sijaan). Panostamalla suuremman ja paremman oman yleisön kehittämiseen voidaan saavuttaa suunnaton etu markkinoilla.

Tulevaisuuden tarpeiden ennustaminen vaatii jo ymmärrystä trendeistä ja heikkojenkin signaalien tulkintaa, niin sanottua muutosten haistelua. Lokerointiajattelu on lyhytnäköistä – ja sitä paitsi historiaa. Ei ole erillistä viestintää. Ei ole erillistä markkinointia. Ei ole erillistä somea. Ei ole edes erillistä tuotetta. On vain brändi, jota kaikki yrityksen toimet tukevat.

 

Lilla Jokinen, koulutuspäällikkö, Riihimäen-Hyvinkään kauppakamarisihteeri2

Huippusihteeri

Sihteeri tapaa usein työpäivän aikana monia erilaisia ihmisiä niin face to face – tilanteissa kuin puhelimessa. Vuorovaikutus on oma taitolajinsa, jota voi harjoitella aivan samalla tavalla kuin mitä muutakin taitoa tahansa. Jotta pystyisi vuorovaikuttamaan parhaalla mahdollisella tavalla, on tunnistettava oma vuorovaikutustyyli.  Se liittyy kiinteästi omaan käyttäytymisprofiiliin.  On hyvä miettiä olenko enemmän ihmisläheinen ihminen, joka tuon tunteeni esille, vai enemmänkin asiakeskeinen persoona.  Samoin tulee tunnistaa toisen osapuolen vuorovaikutustyyli. Vuorovaikutustilanteessa on siksi hyvä astua pois omalta vuorovaikutuksen mukavuusalueelta.

Usein ihmettelemme, että miksi emme saa viestiämme perille. Mielestäni suurin syy on se, että emme tunnista toisen vuorovaikutustyyliä. Jos toinen henkilö on enemmänkin asiatyylinen persona, häntä on turha lähestyä small talkin välityksellä. Hän tahtoo, että menemme suoraan asiaan. Vastaavasti, jos toinen henkilö on ihmisläheinen persoona, häntä on hyvä lähestyä small talkin avulla.

Usein emme tuo vuorovaikutustilanteessa selkeästi tunteitamme esille verbaalisesti. Silloin toiselle osapuolelle jää epäselväksi, mitä me tunsimme. Hän ehkä yrittää tulkita tunteitamme kehonkielen kautta, mutta tulkinta saattaa viedä herkästi harhapoluille. Samoin tarpeiden esilletuominen on vuorovaikutuksessa tärkeä seikka. Otan esimerkin.  Kuvittele, että olet ryhmäsi vetäjä. Teillä on ollut palaveri, jossa on käsitelty luottamuksellisia asioita. Palaat neuvotteluhuoneeseen jostakin syystä. Huomaat, että eräs ryhmäsi jäsen on jättänyt luottamukselliset paperit pöydälle. Otat paperit ja menet hänen luoksensa. Ojennat paperit hänelle ja sanot: ”Olen todella vihainen, että jätit paperit neuvotteluhuoneen pöydälle. Olemme sopineet, että keskeneräisiä asioita sisältäviä papereita ei jätetä toisten nähtäväksi.”  Viestisi menee taatusti perille, sillä toithan selkeästi esille tunteesi ja tarpeesi.

Syyskuussa tulen vetämään 2 puolen päivän mittaista valmennustilaisuutta. Huippusihteeri-valmennus on ensisijaisesti suunnattu niille sihteereille/assistenteille, jotka toimivat lähellä johtoa, ehkä ”pomon oikeana kätenä”. Valmennuksen tavoitteena on antaa osallistujille käytännön työkaluja niin fyysiselle kuin psyykkiselle puolelle.

355f6f3

Artikkelin kirjoittaja on kouvolalainen työyhteisövalmentaja Heimo Keskitalo, KTM.