Distansarbete påverkar alla – medarbetare som ledare

Harriet Bodö

För några år sedan började distansarbete bli ett omtalat och mer etablerat arbetssätt, det pratades då om att distansarbete är det nya moderna arbetssättet. Den framtiden är här nu! Distansarbete blir allt vanligare och det efterfrågas mer och mer av personalen. Frågor om distansarbete är idag också en rätt vanligt förekommande diskussion i samband med rekryteringar och i anställningsintervjuer. Jag är övertygad om att vi inom några år har ett arbetsliv där distansarbete anses som självklart och något som det ska finnas möjlighet till inom alla typer av organisationer.

Vad är då distansarbete? Distansarbete definieras som ett arbete som utförs på annan fysisk plats än närmaste förman och/eller kollegor. Det här innebär att man jobbar på en annan fysisk plats regelbundet deltid eller heltid, att någon dag i året jobba till exempel hemifrån räknas inte som regelrätt distansarbete. Det är här man tar fasta på att arbetet som utförs på distans ska vara regelbundet för att definieras som just distansarbete. Några olika typer av distansarbete är jobb hemifrån en eller några dag(ar) i veckan, jobb på annat kontor i annan stad eller i annat land, skiftesjobb, mobilt arbete och jobb hemifrån på heltid.

Att distansarbetet blir allt vanligare påverkar hela organisationen, såväl ledare som medarbetare. Dagens ledare behöver tänka i nya banor och lära sig ett nytt sätt att leda medarbetarna på avstånd. Medarbetarna i sin tur behöver anpassa det egna arbetet till att kollegor inte alltid är fysiskt på plats på samma kontor, det här påverkar samarbetet och kommunikationen inom teamet eller arbetsgruppen. I grunden handlar distansledarskap om gott ledarskap med fokus på medarbetaren och dennes arbetsprestation, men aspekten att det finns ett fysisk avstånd påverkar det dagliga arbetet som ledare och medarbetare. Den som leder på distans behöver sätta extra fokus på sin egen roll och påverkan när det gäller kommunikation, tillgänglighet,  planering och uppföljning av arbetet samt den sociala kontakten som krävs för att skapa gemenskap inom team och organisationer.

Undersökningar visar att behovet av att känna sig delaktig och känna gemenskap med kollegorna, förmannen, egna teamet och organisationen i stort ökar när man jobbar på distans. Att känna sig delaktig, sedd och som en viktig del i maskineriet är viktigt för oss alla oberoende vad vi jobbar med och om vi jobbar på distans eller inte. Distansledarskap lägger till en ny dimension och ställer också nya krav på gemenskapen i team – som ledare behöver man därför fokusera på att hitta sätt att upprätthålla informationsflödet inom teamet, hålla gemensamma möten där alla kan delta, flytta en del av samarbetet inom teamet online och inte minst ge medarbetarna möjlighet att flytta korridorsnacket till verktyg online. Idag finns det många bra verktyg som stöder allt detta, och den snabba tekniska utvecklingen i kombination med större krav gör att det hela tiden kommer nya intressanta lösningar och program ut på marknaden. Teknik är idag inget hinder för distansarbete, det största hindret är oftast ledarnas okunskap vad det innebär och rädslan för vad som händer när man inte längre har samma interna kontroll.

Mitt bästa tips till dig som leder distansarbete är att fokusera på att leda medarbetarna individuellt samtidigt som du skapar en arbetsmiljö där information, kunskapsdelning, uppdateringar om teamets pågående arbetsuppgifter och den sociala dagliga kontakten flyttas från det fysiska kontoret till verktyg och program online.

Fler konkreta tips inom området distansledarskap, konkreta ledarskapsråd och exempel på verktyg för det dagliga arbetet samt praktiska exempel från andra organisationer är en del av innehållet i den utbildning jag håller på Österbottens handelskammares förmansdag i Jakobstad tisdag 8 oktober. Jag hoppas vi ses där!

Text: Harriet Bodö som har lång erfarenhet från internationella organisationer,  både som ledare och medarbetare. Hon är en erfaren chef med stor kunskap om distansarbete och att leda virtuella team. Harriet är en av experterna och utbildarna inom Timanttia Consulting.

Myynnin musta vyö

Christoffer Holm

Tuntuuko joskus siltä, että olet matkustajana omissa myyntiprojekteissasi? Asiakas ohjaa ja sinä tottelet? Pahimmassa tapauksessa teet paljon töitä ja asiakas katoaa kuin tuhka tuuleen, kun päätöstä yhteistyöstä pitäisi tehdä.

Myyntiprosessista ei ole mahdollista esittää yhtä ainoaa kaiken kattavaa kuvausta, mutta havaintojemme mukaan lähes kaikilla B2B-toimialoilla myynti jollain asteella noudattelee tällaista kuvausta:

b2b myyntiprosessi

Mieti lähiviikkojesi asiakastapaamisia. Kuulostavatko seuraavat tilanteet tutuilta?

  1. Tapaamisen aikana aloit miettimään, mitä siellä itse asiassa teet. Sinusta vaikuttaa siltä, että teillä ei ole mitään yhteistä, eikä asiakas ole sinulle yhtään potentiaalinen.
  2. Palaat tapaamisesta kotikonttorille tarjouspyynnön kanssa, mutta et täysin ymmärrä, mikä asiakkaan todellinen tarve on.
  3. Olet juuri esitellyt tarjouksen asiakkaalle, ja palaverin lopuksi asiakas sanoo: ”Joo, juttelen tästä vähän kollegoiden kanssa ja palaan asiaan.” Kiität ja lähdet, ja jäät niin sanotusti dynaamisesti venaamaan, josko asiakas joskus olisi yhteydessä.

Mitä olisit voinut tehdä toisin?

Asiakkaalla on aina myyntitilanteissa päätösvalta, mutta myyjän on otettava ohjausvalta.

Myyjä päättää, mitkä potentiaaliset yritykset hän haluaisi tavata. Keskeistä on määritellä se, kuka on potentiaalinen prospekti – kuka hyötyisi meidän tuotteistamme tai palveluistamme? Kenellä on resurssit meidän tarjoamme ratkaisun ostamiseen? Sinä päätät, ketä tavoittelet – asiakas päättää, kenet hän ottaa vastaan.

Myyjän tehtävä on selvittää asiakkaan todellinen tarve. Keskitytkö tapaamisessa omiin tuotteisiisi ja palveluihisi, niiden ominaisuuksiin ja hyötyihin? Vai keskitytkö tapaamisessa ensisijaisesti kuuntelemaan asiakasta? Asiakastapaamisessa myyjä ohjaa keskustelua etukäteen valmistelluilla olennaisilla kysymyksillä. Sinä ohjaat keskustelua – asiakas päättää, haluaako hän tarjouksen.

Myyjän tehtävä on pitää myyntiprosessi liikkeessä. Jäätkö odottamaan, että asiakas luvatusti ’palaa asiaan’, vai haetko aktiivisesti (mutta kunnioittavasti) päätöstä? Päätöksen tekeminen on epämukavaa, ja myyjän tehtävä on tehdä siitä mahdollisimman yksinkertaista. Saat nopeammin ja varmemmin päätöksen tarjoukseen, jos teet myös ei-päätöksen tekemisen helpoksi, ja olet kiinnittänyt teille yhteisen hetken kalenteriin. Sinä teet myyntityötä – asiakas päättää, ostaako.

Yllä olevat tilanteet hiipivät parhaidenkin myyjien arkeen. Niitä vastustamaan on yksinkertainen ratkaisu sanoa, haastava toteuttaa – systematiikka. Ammattilainen palvoo perusasioita, ja toistaa niitä viikosta toiseen riippumatta siitä, tekeekö juuri silloin mieli.

Teksti: Christoffer Holm, Trainers’ House

Pohjanmaan Kauppakamari ja Trainers’ House järjestävät yhteisen myynnin valmennuspäivän perjantaina 20.9. Vaasassa. Valmennuksessa käydään läpi myynnin olennainen systematiikka ja se, miten myyntiprosessia voidaan käyttää ohjausvallan luomiseen ja säilyttämiseen koko myyntiprosessin ajan. Tervetuloa mukaan!

Älä esimies väistä ”draamaa” vaan käsittele se

henrietta aarnikoivu

Työyhteisö koostuu erilaisista työntekijöistä. Työpaikalla kaikkia persoonasta ja toimintatyylistä riippumatta yhdistää sama työpaikka ja yrityksen tavoitteet. Työntekijöiden erilaisuus konkretisoituu työn tekemisen tavoissa ja tuloksissa. Työntekijän käyttämismalli voi edistää työyhteisön tavoitteiden saavuttamista ja hyvinvointia. Se voi myös toimia toisin päin. Työntekijän tapa toimia vaikuttaa haitallisesti työyhteisön suoritukseen ja hyvinvointiin.

Yksilöllisyys ja erilaisuus tulee kiistatta huomioita esimiestyössä. Se ei saa kuitenkaan tarkoittaa sitä, että yksilöllisyyden huomioimisen varjolla henkilöstö asettuu epätasa-arvoiseen asemaan. Yksilöllisyyden huomioiminen pahimmillaan on haitallisen käyttäytymisen ja laiminlyöntien ymmärtämistä persoonan ja toimintatyylin varjolla. Huomiotta jää, että jokainen kuitenkin viime kädessä valitsee miten käyttäytyy. Parhaimmillaan yksilöllisyyden huomioiminen tukee työntekijöiden kukoistusta.

Tunnistatko tilanteen, jossa yhdelle työyhteisön jäsenelle muista poiketen sallitaan haitallinen käyttäytyminen? Usein näissä tilanteissa taustalla on kyse yrityksestä ylläpitää näennäistä tasapainoa, joka johtaa kuitenkin epätasapainoon. Esimiehen on helppo pistää pää pensaaseen ja ohittaa hankalan tapauksen epäasiallinen toiminta. Näin vältytään niin sanotulta ”turhalta draamalta”. Puuttuminen kohdistetaan henkilöön, joka on helpommin hallittavissa ja avoimen negatiivisen reaktion riski on pienempi. Samaan aikaan kuitenkin koko yhteisö näkee tilanteen, jossa henkilöstö asettuu epätasa-arvoiseen asemaan. Tämän myötä vähemmän dramaattiset työntekijät menettävät uskon yritykseen ja keskinkertaistuvat tai lähtevät pois.

Kun esimies väistää draamaa, tarkoittaa se yleensä sitä, että samalla aiheutetaan haittaa yrityksen sitoutuneille ja työnimua omaaville työntekijöille. Hyvä kysymys on miksi tasapaino on meille niin tärkeä? Tasapainon hakeminen saattaa tarkoittaa toimimattomia kompromisseja. Liiallinen tasapainon haku ja draaman pelko vie työyhteisön harmauteen, jossa pinnistely yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi ja ylpeys työstä näivettyvät. Keskiössä on draamailun kuningas tai kuningatar, joka heiluttaa tahtipuikkoa ja toimii omilla säännöillään.

Miten sitten suhtautua draamaan? Kuten todettu sitä ei kannata pelätä. Se kuuluu asiaan. Työyhteisöön kuuluu myös henkilöitä, joilla on vahva draaman taju ja vahvat sekä dramaattiset reaktiot. Näitä ei tule tyrmätä, niitä ei tule väistää, vaan ne tulee käsitellä. Tunteisiin on oikeus työpaikallakin, mutta rajojakin on asetettava. Kun tunteita käsitellään niiden ilmaisu myös kehittyy. Tämä toki vaatii panostuksia esimieheltä, mutta pidemmällä aikavälillä palkitsee.

Esimiestehtävä on myös kasvatustehtävä asianmukaiseen käyttäytymiseen työyhteisössä. Se vaatii sitkeyttä ja työtä. Jossain vaiheessa tulee myös tunnistaa tuottaako panokset tuloksia. Jos tuloksia ei kohtuullisessa ajassa synny, esimies ei väistä, vaan työyhteisön etu huomioiden luopuu negatiivisesti työyhteisöön vaikuttavasta työntekijästä.

Teksti: Henrietta Aarnikoivu, ProTulos Oy

Kirjoittaja on ratkaisukeskeinen valmentaja, YTM ja ProTulos Oy:n perustaja. Hänellä on lähes 20 vuoden kokemus esimiehenä ja esimiestyön sekä johtamisen kehittäjänä.
Henrietta pitää Asiantuntijasta esimieheksi -koulutuksen Kokkolassa 21.3.

Rekrytointi vaatii vahvan brändin ja viestintää

vappu2 (1)

Työmarkkinat ovat murroksessa ja työnhaun asetelma on jo kääntynyt takavuosien lama-ajoista toisinpäin. Yhä useammalla alalla työnantajat käyvät hyvistä tekijöistä kiihtyvää kilpailua. Työnhakijat valitsevat seuraavan työnantajansa yhä tarkemmilla kriteereillä.

Vakituinen työpaikka ei siis enää olekaan se ensisijainen haave nuoren osaajan mielessä. Tutkimusten mukaan yhä harvempi on valmis muuttamaan työn perässä tai uhraamaan muuta elämäänsä työn eteen.

Mikä sitten ratkaisee kiihtyvässä kilpailussa hyvistä tekijöistä? Toki työn sisältö on edelleen ykkönen. Yhä kiinnostuneempia ollaan siitä, että työllä on tarkoitus ja merkitys – ja työnantajan arvomaailma sopii sopivat yhteen oman ajattelun kanssa.  Myös työhyvinvointi ja työyhteisö ovat nousseet yhdeksi merkittävimmistä kriteereistä työnantajaa kohtaan.

Mihin asemaan tämä jättää työnantajat? Työnhakijoita neuvotaan timanttisen CV laadinnassa, omien vahvuuksien korostamisessa ja videohaastatteluiden tekemisessä, mutta missä on toisen osapuolen eli työnantajan toimintatavan kehittäminen? Liian monessa organisaatiossa työnantajaprosessit ja -viestintä ovat vielä edellisellä vuosituhannella. Eikä niillä nykyisessä toimintaympäristössä pitkälle pötkitä.

Viesti avoimesti ja rohkeasti

Kun mietitään ”Miten saamme parhaat tekijät meille?”, keskitytään usein vain muotoilemaan kauniita lauseita työpaikkailmoitukseen.  Ilmoitukset lupaavat yhdeksän hyvää ja kymmenen kaunista ja jättävät kertomatta olennaisia asioita työnkuvasta ja tehtävään haettavan roolista yrityksen arjessa. Parasta kuitenkin olisi antaa hakijalle mahdollisimman tarkka ja rehellinen kuva, millaiseen tehtävään ja ympäristöön hakija on tulossa. Mitäpä jos työnantaja tekisikin itsestään videon, jossa esittelisi työtä, tiimiä ja yleisfiilistä!

Nykyisessä avoimessa ja läpinäkyvässä viestintäympäristössä kaunistelulla on lyhyet jäljet. Digitaaliset verkostot antavat työnhakijalle vikkelän väylän perehtyä ja pahimmillaan pettyä siihen, vastaavatko ylisanat todellisuutta.

Yrityksen verkkosivujen rooli nousee merkittäväksi myös työntekijöiden houkuttelussa. Kerrotaanko siellä meistä työpaikkana avoimesti ja vakuuttavasti, työntekijöiden suulla? Myös keskustelupalstat, sosiaalinen media ja google-arviot ovat täynnä kommentteja niin yritysten nykyisiltä kuin entisiltäkin työntekijöiltä. Ilmoitusten kiiltävän pinnan alta paljastuu helposti vähemmän mairittelevia totuuksia, mikäli yritys ei ole välittänyt pitää huolta työntekijäkokemuksesta.

Vasta tämän jälkeen potentiaalinen hakija tekee päätöksen, onko työnantaja riittävän kiinnostava, jotta hän on valmis uhraamaan aikaa hakemuksen tekemiseen.

Älä mokaa hakuprosessia

Hakuprosessi on se työntekijäkokemuksen varsinainen koetinkivi, jota ei parane mokata. Yllättävän moni yritys ei edelleenkään ole ymmärtänyt jatkuvan viestinnän merkitystä työnhakuprosessissa.

Helsingin Sanomien tekemän kyselyn mukaan on enemmän sääntö kuin poikkeus, että työhakemuksiin ei vastata mitenkään. Jos hakija on käyttänyt päiviä valmistellen ennakkotehtäviä, hakemuksia, ja haastatteluita, vähintä mitä työnantaja voi tehdä on noteerata hänen vaivannäkönsä  ja kertoa ripeästi prosessin etenemisestä.

Rekrytointi on ennen kaikkea vuoropuhelua, jossa pitäisi olla mahdollisuus kommunikoida avoimesti – puolin ja toisin. Sen aikana tehdään lopullinen päätös yritykseen sitoutumisesta. Onpa niitäkin, jotka jättävät leikin kesken haastattelun jälkeen, kun kokemus yrityksestä on ollut negatiivinen.

Ja kun sopimus sitten syntyy – voi sitä onnen päivää! Mutta tästä alkaa vasta todellinen työnantajamielikuvan testi. Onko yritys sellainen, että työntekijät viihtyvät, saavat mahdollisuuksia ja ovat valmiita suosittelemaan työpaikkaa? Työhyvinvointi on muutakin kuin työterveyspalvelua: se koostuu mm. yrityskulttuurista, johtamisesta, työn merkityksellisyydestä ja sopivuudesta eri työntekijäryhmien elämäntilanteisiin.

Koska lopulta kuitenkin parasta työnantajamarkkinointia on olla aidosti hyvä työnantaja. Jos hoidat huonosti nykyiset työntekijät, voit olla varma, että parhaat uudetkaan kyvyt eivät hakeudu luoksesi. Huono työnhakijakokemus voi vaikuttaa negatiivisesti yrityksen menestykseen vielä vuosien päästä, kun vanhat työnhakijat ovatkin päättävässä asemassa pöydän toisella puolella.

Luottamus syntyy, kun toimitaan kuten luvataan. Ja luottamuksesta kannattaa kertoa – isolla kellolla!

Kirjoittaja Vappu Aura vastaa Avidlyssä viestinnän palveluista sekä strategisesta viestinnän suunnittelusta. Yhdessä Johanna Kivimäen kanssa hän pitää Vaasassa 20.3. koulutuksen Halutaanko teille töihin? -Näin rakennan työnantajamielikuvaa.

Pohjanmaalla rekrytoidaan kaikilla aloilla

 

Tilanne Pohjanmaan ja Keski-Pohjanmaan yrityskentällä on hyvä, kertoo Pohjanmaan kauppakamarin jäsenyritystensä parissa tämän kuun alussa toteuttama Business Panel -suhdannekysely. Kaikki mittarit ovat nousseet edellisestä, marraskuussa toteutetusta mittauksesta. Kaikki mittarit ovat myös vahvasti nollaviivan yläpuolella eli positiivisia vastauksia on selvästi enemmän kuin negatiivisia.

Viime keväästä asti näkynyt työvoimapulan kasvu on jatkunut edelleen. Kasvua syksyn mittauksesta on 6 prosenttiyksikköä ja vuoden takaisesta 15 prosenttiyksikköä. Ammattitaitoisen työvoiman puute jarruttaa kasvua jo lähes puolella (47 %) vastaajayrityksistä. Työvoimapula on merkittävin rakennusalalla (57 %) ja teollisuudessa (52 %). Palvelualalla osaajapula jarruttaa kasvua 44 prosentilla ja kaupan alalla 42 prosentilla. Riittämätön kysyntä jarruttaa kasvua vielä 19 prosentissa vastaajayrityksiä. Merkittävää on, että enemmän kuin riittämättömästä kysynnästä kärsiviä yrityksiä, on niitä, joilla ei ole lainkaan tuotantokapeikkoja (21 %). 

Lisäkysymyksenä kysyttiin tällä kertaa yritysten rekrytoinnissa kohtaamia haasteita. Ylivoimaisesti suurin haaste (68 prosenttia) on hakijoiden tehtävään riittämätön työkokemus. Merkittäviä haasteita ovat myös se, että avoimiin työpaikkoihin ei saada hakemuksia lainkaan (50 %), hakijoiden tehtävään soveltumaton koulutus (48 %) sekä kova kilpailu työntekijöistä (42 %). Yrityksiltä kysyttiin myös ammatteja, työtehtäviä tai osaamisia, joista on pulaa. Vastauksissa erityisesti esiin nousivat koodarit, teollisuuden tuotantotehtävät, syvempää osaamista vaativat myyntitehtävät sekä rakennusalan työnjohtotehtävät.