Perusteet haltuun – säästät aikaa ja rahaa

 

Elinkeinoelämän suhdanteet ovat vahvistuneet ja monilla työpaikoilla työmäärä on lisääntynyt, joten työnteon pitää olla tehokasta, eikä aikaa ole hukattavaksi turhaan näpertelyyn.

Työkalut tutuiksi

Asiantuntija Esa Riutta kirjoittaa Wistec Training Oy:n blogissa, että esimerkiksi Office-ohjelmat (Word, Excel, PowerPoint ja Outlook) ovat perustyökaluja monessa työssä. Osaaminen näissä työkaluissa onkin kriittistä ja osaamattomuus kääntyy helposti tuhlatuksi työajaksi. Kouluttajana hän on nähnyt monia tapauksia, joissa aikaa on käytetty tuntikaupalla turhaan, kun työkalut eivät ole olleet tuttuja. Esimerkkinä hän mainitsee vanhemman rouvan, joka työskenteli erään kunnan palveluksessa. Riutta oli kyseisessä organisaatiossa kouluttamassa henkilöstölle PowerPointin käyttöä ja ohimennen rouva mainitsi miten hankalaa PowerPointilla on ylläpitää osoitetarroja.

Kävi ilmi, että tässä pienessä virastossa monet postitukset tehtiin printtaamalla osoitteet tähän tarkoitukseen luodusta PowerPoint -tiedostosta. Rouva ylläpiti satojen osoitteiden kokoisia PowerPoint-esityksiä, jotka tulostettiin tarrapaperille, leikattiin ja liimattiin kirjeisiin. Uudet osoitteet lisättiin uuteen diaan esityksen loppuun tai poistetun osoitteen tilalle aiempaan diaan. Tämä oli vaivalloista ja tietyn osoitteen löytäminen oli hankalaa, koska osoitteet olivat hyvin mielivaltaisessa järjestyksessä.

Koulutuksen jälkeen Riutta näytti rouvalle miten saman voisi tehdä käyttäen Wordin postitustoimintoja. Osoitteet pystyi syöttämään Exceliin, jossa niiden hallinta oli helpompaa ja tulostamaan sitten Wordin avulla. Vaivan määrä väheni selvästi, koska osoitteiden järjestely ja hallinta helpottui merkittävästi. Riutta käytti rouvan kanssa yhteensä noin kolme varttia postitustoimintojen esittelyyn ja seurauksena rouva itse arvioi näin säästävänsä monen päivän työt.

Ei mitään rakettitiedettä

Riutta painottaa, että kyse ei ole mistään rakettitieteen osaamisesta, vaan perusasioiden hallinnasta. Jos perusteissa on puutteita, työaikaa saa kulumaan hukkaan hyvin epätyydyttäviin asioihin. Mitä vähemmän on osaamista, sen enemmän joutuu tekemään asioita käsin, vaikeimman kautta ja hankalimmalla mahdollisella tavalla. Kun on enemmän osaamista, ohjelmista löytyykin paljon aikaa säästäviä toimintoja.

Riutan mukaan yhden päivän käyttäminen koulutukseen tällaisissa perusasioissa voi tuntua paljolta, mutta lopulta kyse on investoinnista. Riutta vertaa asiaa taksin siivoamiseen. Kun autoa siivotaan, taksinkuljettaja ei voi tehdä tiliä. Mutta ilman siivousta tuotto alkaa heikkenemään, sillä kukapa haluaisi istahtaa likaisen taksin kyytiin?

Henkilöstön kouluttaminen on investointi, joka varmasti maksaa itsensä takaisin.

Läppäri_rajattu
Petra Kuitunen
Koulutuspäällikkö
Kymenlaakson kauppakamari

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s